Um auf die App zugreifen zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die app.digitalphone.o2business.de auf.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen (dies ist Ihre E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf Loggen Sie sich ein.

Sobald Sie eingeloggt sind, sehen Sie den Startbildschirm der App.

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben:

1. Unter dem Login-Dialog, klicken Sie auf Passwort vergessen.
    ⇒ Ein neuer Dialog wird geöffnet.

2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

3. Klicken Sie auf E-Mail senden**.**
    ⇒ In Kürze erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Anweisungen.

4. Klicken Sie in der E-Mail auf den Link zum Zurücksetzen des Passworts.
    ⇒ Es öffnet sich eine neue Seite zum Einrichten eines neuen Passworts.

5. Geben Sie ein neues Passwort ein, das den aufgeführten Passwortanforderungen entspricht.

6. Geben Sie das neue Passwort erneut ein.

7. Klicken Sie auf Neues Passwort vergeben.
    ⇒ Ihr Passwort wurde aktualisiert und Sie können sich erneut anmelden.

Die App ist in 5 Hauptbereiche unterteilt:

1. App-Menü links oben
2. Suchleiste oben
3. Telefon-Menü links
4. Favoritenliste (Ihre BLF-Tasten)*
5. Telefon / Wahlfeld

Nun mehr zu jedem der Bereiche:

In diesem Bereich der App können Sie Folgendes machen:

• Loggen Sie sich ein und aus
• Stellen Sie ein, über welches Gerät Sie telefonieren möchten
• Fügen Sie Geräte, mit den Sie telefonieren möchten hinzu (C2D Ziele)
• Wechseln Sie zwischen Ihren Geräten

Sie haben die Möglichkeit entweder über die App, über Ihre Nebenstelle, sprich das Gerät, das an Ihre Nebenstelle angebunden ist (z.B. Tischtelefon) oder ein weiteres Ziel, z.B. über Ihr Handy zu telefonieren.

Es handelt sich hier um die Click-to-Dial-Funktionalität.

Sie wählen das Ziel aus, über welches Sie telefonieren möchten und alle Anrufe werden darüber geführt.

Ist das App-Menü eingeklappt, sehen Sie oben im Fenster Ihren Namen und das ausgewählte Gerät, mit dem Sie telefonieren.

- Möchten Sie ein neues Ziel, über welches Sie telefonieren möchten, hinzufügen, klicken Sie oben links auf Ihren Namen.

Sie gelangen ins App-Menü.

- Klicken auf + Zeichen im Abschnitt "Anrufen mit".

Es öffnet sich ein Eingabefeld in welches Sie nun Ihr neues Ziel eingeben können, z.B. das Hotelzimmer-Telefon aus dem Hotelzimmer, in dem Sie sich gerade befinden.

- Geben Sie einen Namen und die Telefonnummer für das Ziel ein.

- Klicken Sie auf Speichern.

Nun taucht die Rufnummer des City Hotels in der Liste der Geräte, mit denen Sie anrufen können auf.

- Um einen Anruf über die Hotelzimmernummer auszuführen, klicken Sie auf den Eintrag City Hotel.

Jetzt ist das Hotelzimmertelefon als Ihr Gerät, mit dem Sie Anrufe ausführen, hinterlegt.

Durchsuchen Sie die Anlage und Ihr privates Telefonbuch. Suchergebnisse werden geclustered dargestellt.

Neben der Suchleiste finden Sie einige Shortcuts folgender Funktionalitäten der App:

In den Geräteeinstellungen können Sie:

• Kamera
  • Ihre Kamera auswählen.
  • Die Funktion Video spiegeln aktivieren oder deaktivieren.
  • Die Funktion verschwommener Hintergrund aktivieren oder deaktivieren.
• Audioeingang
  • das Mikrofon/den Audioeingang auswählen.
  • Die Lautstärke Ihres Mikrofons regeln.
• Audioausgang
  • den Audioausgang auswählen.
  • Ihre Lautsprechereinstellungen testen.
  • Die Ausgabe-Lautstärke regeln.
• Klingeltonausgang
  • den Klingeltonausgang auswählen.
  • Klingeltoneinstellungen testen.
  • Die Lautstärke Ihres Klingeltons regeln.

In diesem Abschnitt der App finden Sie folgende Funktionen:

Initiieren Sie Gespräche. Mehr zudem, wie Sie mit der App telefonieren können, erfahren Sie im Kapitel Telefon - Anrufe tätigen.

Hier finden Sie eingegangene, gemachte und verpasste Anrufe sowie Ihre Voicemails.

• Machen Sie einen Doppelklick auf einen Eintrag, um mehr Infos zum Eintrag zu sehen oder um den Eintrag zu löschen.
• Hören Sie Ihre Voicemail direkt über den Eintrag ab.

Im Tab Voicemails können Sie:

• Einsehen von wem und wann eine Nachricht hinterlassen wurde

Klicken Sie auf das Info-Icon, um:

• Eine Nachricht zu löschen
• Eine Nachricht abzuhören
• Eine Nachricht herunterzuladen
• Eine Nachricht weiterzuleiten
• Die Rufnummer des Anrufers in die Zwischenablage zu kopieren

Hier finden Sie alle Ihre Kontakte in alphabetischer Reihenfolge.

- Um eine Nummer aus der Kontaktliste anzurufen, klicken Sie auf den Eintrag und klicken Sie dann auf die Nummer.

Für weitere Optionen, machen Sie einen Rechtsklick auf die Nummer.

Sie können Ihre Kontakte in globale und private Kontakte filtern. Sie können Einträge editieren und neue hinzufügen.

- Hierzu klicken Sie auf die entsprechenden Funktionsicons, die in der Suchleiste erscheinen, sobald Sie in den Bereich Kontakte wechseln.

Unter den Einstellungen finden Sie alle Parameter der App, sowie folgende Themen:

• Benutzereinstellungen
• Rufumleitung
• Warteschlangen
• Funktionstasten
• Fax
• Download
• Info

Die Favoritenliste ist die Liste der Funktionstasten für Ihre Nebenstelle, z.B. Kurzwahlen oder Besetzfeldlampen.

Legen Sie hier z.B. die Telefonnummern ab, die Sie am häufigsten anrufen.

- Klicken Sie auf Favoritenliste bearbeiten.

- Klicken Sie dann auf den Plus-Button und geben Sie die Telefonnummer sowie den Namen an.

- Speichern Sie den Eintrag.

Der Eintrag erscheint jetzt in der Favoritenliste.

Sollten für Ihre Nebenstelle bereits Funktionstasten angelegt sein (z.B. für Ihr Systemtelefon), dann werden diese in Ihrer Favoritenliste angezeigt.

• Geben Sie die Telefonnummer, die Sie anrufen möchten hier ein.
• Verwenden Sie das DTMF-Feld für die Eingabe der Telefonnummer oder z.B. der Konferenz-PIN.

Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Machen Sie einen Doppelklick auf die Nummer, die Sie anrufen möchten
• Ziehen Sie die Nummer über Drag & Drop in die Fläche rechts
• Verwenden Sie das Wahlfeld zum Eingeben der Nummer oder durchsuchen Sie über die Suchleiste das Telefonbuch

Bei einem eingehenden Anruf, erscheint ein Popup mit der Information über den Anrufer.

- Klicken Sie auf Annehmen oder Ablehnen.

Sie können einen Anruf auf Halten setzten, indem Sie auf den Halten-Button klicken .

Sollte ein zweiter Anruf eingehen, erscheint ein Pop-Up mit Informationen zum Anrufer.
Eine zweite Benachrichtigung erscheint im Telefonfeld.

- Nehmen Sie den zweiten Anruf an und setzen Sie so den ersten aktiven Anruf auf Halten.

Sie können den zweiten Anruf auch ablehnen und an die Voicemail weiterleiten.

Sie können auch beide Anrufe gleichzeitig auf Halten setzen.

Bei einem Anruftausch wechseln Sie zwischen zwei aktiven Anrufen.

- Klicken Sie auf die Telefonnummer, um zwischen den Anrufen zu wechseln.

Den aktiven Anruf sehen Sie in der grünen Linie oben, markiert als "Im Gespräch".

While you have an active call and one call on hold, you can add both calls to a three-way conference.

1. Drag the call on hold per drag&drop towards the active call.
   ⇒When you start to drag the call on hold, the icon for the three-way conference appears.
2. Drop the call on the Conference icon.
   ⇒ The three-way conference will start.

Wenn Sie sich in der App anmelden, wird Ihnen eine Benachrichtigung über die Verfügbarkeit der Funktion angezeigt.

Klicken Sie auf OK, um die Benachrichtigung zu schließen und mit dem Anruf fortzufahren.

So aktivieren Sie die Transkription, Zusammenfassung und Aktionspunkte von Anrufen:

1. Starten Sie einen Anruf.
2. Klicken Sie auf Transkription starten (die Wiedergabetaste mit dem KI-Symbol darüber).⇒ Die Einwilligungserklärung wird angezeigt.
3. Aktivieren Sie Merken, wenn ich akzeptiere, um den Nutzungsbedingungen zuzustimmen und die Anruftranskription zu starten.
4. Klicken Sie auf Akzeptieren.⇒ Der Angerufene wird darüber informiert, dass Sie die Anruftranskription angefordert haben. Bitte beachten Sie, dass die Anruftranskription erst beginnt, nachdem die andere Partei ihre Zustimmung gegeben hat.⇒ Die Anruf-Transkription beginnt. Sobald der Anruf beendet ist, wird die Transkription verarbeitet und in der Registerkarte Ruflisten angezeigt.
5. Gehen Sie zur Registerkarte Ruflisten, um die Transkription des Anrufs, die Zusammenfassung und die Aktionspunkte anzusehen.
   Bitte beachten Sie, dass jeder transkribierte Anruf mit Transkription und dem KI-Symbol daneben gekennzeichnet ist.
6. Klicken Sie auf das Info-Symbol neben dem Anruf, dessen Transkription Sie anzeigen möchten.
   ⇒ Ein neues Fenster mit der Zusammenfassung und den Aktionspunkten wird geöffnet.
7. Gehen Sie zur Registerkarte Transkription, um die vollständige Transkription des Anrufs anzuzeigen.

Im Abschnitt Einstellungen finden Sie alle Parameter der App.

Die Einstellungen gliedern sich in sieben Abschnitte:

• Benutzer
• Rufumleitung
• Warteschlangen
• Funktionstasten
• Fax
• Download
• Info

• Hier sehen Sie Ihr Profil
• Ändern Sie Ihr Passwort
• Wählen Sie Ihr primäres Endgerät aus - siehe hierzu auch den Abschnitt Überblick - App-Menü
• Stellen Sie Ihre Sprache ein
• Definieren Sie Optionen wie Anklopfen, Gegensprechfunktion, Parallelanruf
• Definieren Sie Klingeltöne
• Definieren Sie Voicemail-Einstellungen
• Fügen Sie verknüpfte Nebenstellen hinzu

Hier können Sie Einstellungen zu Rufumleitungen setzten.

Mehr dazu im Kapitel Rufumleitung.

Momentan nicht verfügbar.

Legen Sie hier Ihre Funktionstasten fest.
Diese werden in der App auch in der Favoritenliste angezeigt.

Falls Sie eine Fax-Nebenstelle haben, können Sie diese auch mit Ihrer App verbinden, um Faxe zu empfangen und zu senden.

Hierzu benötigen Sie Ihr Fax-Login und Ihre PIN.

- Gehen Sie dann unter Einstellungen - Fax - Fax hinzufügen.

Sobald Ihre Fax-Nebenstelle eingebunden ist, erscheint das Feature Fax im Menü. Darunter finden Sie Ihren Faxverlauf und senden Faxe.

Hier finden Sie stets die aktuelle Version der Desktop Apps für Windows und macOS zum Herunterladen.

Hier finden Sie weitere Informationen zur App.

Jeder Nutzer hat ein automatisch angelegtes Rufumleitungsprofil, das Standardprofil.

Dieses Profil ist standardmäßig aktiv.

- Sie können Ihre persönlichen Profile für bestimmte Szenarien wie z.B. "Urlaub" erstellen und die Zielrufnummer festlegen, an die der Anruf weitergeleitet wird.

- Klicken Sie auf den Plus-Button im Abschnitt Profile.

- Wählen Sie einen Profiltitel und eine Profilnummer.
Sie können ebenfalls eine Farbe für das Profil auswählen.

Sie haben ein Profil "Urlaub" angelegt.

Um nun genau zu definieren, was dieses Profil tun sollte, können Sie entweder eine der Rufumleitungskonditionen wählen:

• Immer
• Besetzt
• Keine antwort
• Nicht registriert

Sie haben ein Profil "Urlaub" angelegt.

Um nun genau zu definieren, was dieses Profil tun sollte, können Sie entweder eine der Rufumleitungsbedingungen wählen:

• Immer
• Besetzt
• Keine antwort
• Nicht registriert

Alternativ können Sie eine Regel für selektive Rufumleitung erstellen und diese verwenden (weitere Informationen finden Sie unter selektive Rufumleitung).

- Um das Profil zu aktivieren, klicken Sie auf den blauen Punkt neben dem Profilnamen.

Es gibt vier Rufumleitungskonditionen. Um diese nutzen zu können, muss zunächst ein Rufumleitungsziel definiert werden, an welches ein Anruf umgeleitet wird.

- Definieren Sie das Rufumleitungsziel über den Dropdown.

Was bedeuten einzelne Rufumleitungskonditionen:

• Immer

Der Anruf wird immer umgeleitet. Der Anrufer wird direkt zum definierten Rufumleitungsziel umgeleitet.

• Besetzt

Ihre Nebenstelle ist besetzt. Wo soll der Anruf hingeleitet werden?

Der Anrufer hört ein Besetztzeichen und wird dann an das definierte Rufumleitungsziel umgeleitet.

• Keine Antwort

Sie beantworten einen eingehenden Anruf nicht innerhalb des definierten Timelimits. Das Timelimit kann auf 5, 10, 15 oder 20 Sekunden gesetzt werden.

- Klicken Sie dazu auf die Ziffer im Dropdown.

Der Anrufer hört das Wartezeichen und wird dann an das definierte Ziel umgeleitet.

• Nicht registriert

Ihr Gerät ist nicht an der Anlage registriert (z.B. Kabelbruch, etc.). Alle eingehenden Anrufe werden an das definierte Rufumleitungsziel umgeleitet.

Möchten Sie ein ähnliches Profil anlegen, das sich dennoch von dem bereits bestehenden Profil unterscheidet, so können Sie ein Profil duplizieren.

- Klicken Sie dazu auf den Button.

- Geben Sie einen Profilnamen ein und wählen Sie eine Profilnummer aus.

- Definieren Sie die Konditionen des Profils und setzen Sie Regel.

- Speichern Sie das neue Profil.

Bevor Sie an einer Konferenz teilnehmen können, müssen Sie zunächst die Konferenz abonnieren.

- Geben Sie den Konferenznamen oder die Durchwahlnummer in die Suchleiste ein.

Der Active Search zeigt Ihnen die Ergebnisse, diese werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Hier im Beispiel suchen wir nach der "Audio Conference" mit der Durchwahlnummer 388.

Die Konferenz wurde gefunden, jetzt muss diese abonniert werden.
- Klicken Sie auf den Eintrag Konferenz.

- Geben Sie die Konferenz-PIN ein.

- Klicken Sie auf Abonnieren.

Sobald Sie die Konferenz abonniert haben, taucht der Abschnitt Konferenz links im Menü der App auf und die Konferenz wird in der Konferenz-Liste angezeigt.

Um mehr Infos zu der konkreten Konferenz zu bekommen, klicken Sie auf den Eintrag.
Es geht dann ein Info-Popup auf.

- Um die Teilnehmer der Konferenz zu sehen und zu den Konferenz-Features wie Stummschalten der Teilnehmer etc. zu gelangen, gehen Sie mit der Maus über den Konferenznamen.

- Klicken Sie auf das Konferenz-Icon.

Sobald Sie in der Konferenz-Feature Ansicht sind, sieht die Übersicht für Sie so aus.
Abhängig davon in welcher Rolle Sie an der Konferenz teilnehmen, als Teilnehmer oder Moderator, stehen Ihnen unterschiedliche Steuerungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Es sind generell folgende Features in der Konferenz verfügbar:

• Teilnehmer stummschalten
• Teilnehmer aus der Konferenz ausschließen
• Teilnehmer einladen
• Konferenz öffentlich oder privat machen

In einer Konferenz können ein Moderator bzw. ein Teilnehmer:

3. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen in der Desktop App an und öffnen Sie die Einstellungen.

Nach etwa einer Minute wird CRM Connect unter Einstellungen angezeigt.

4. Klicken Sie auf CRM Connect, um mit der Konfiguration Ihrer CRM-Integration zu beginnen.

1. Klicken Sie auf Öffnen Sie die CRM Connect-Konfiguration.

Ein neues Fenster wird aus der Taskleiste heraus geöffnet.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Integrationen.

3. Clicken Sie auf (Hinzufügen) unter Integrationen.

4. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü der Integration.

5. Wählen Sie die CRM-Anwendung aus, die Sie integrieren möchten.

6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Eine Konfigurationsseite wird geöffnet.

7. Nehmen Sie die restlichen Einstellungen entsprechend dem Seitendialog vor.

8. Klicken Sie auf Speichern, um die Integration abzuschließen.

Klicken Sie auf Abbrechen, um die Konfiguration einer neuen Integration abzubrechen.

Klicken Sie auf Entfernen, um eine zuvor konfigurierte Integration zu entfernen.

7. A help menu is available for each CRM integration

Für jedes aufgelistete CRM-System ist über die Hilfe Taste eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung verfügbar.

Wählmöglichkeiten

CRM Connect bietet Ihnen verschiedene Wählmöglichkeiten für ausgehende Anrufe.

Diese Wählmethode zeigt ein Wählsymbol für ein Feld an, das eine Telefonnummer enthält.

Damit das Wählsymbol erscheint, muss das Feld zunächst ausgewählt werden.

Das Clipboard Dialling ist das Wählen über die Zwischenablage.

Dazu muss eine Rufnummer markiert und kopiert werden.

Wenn die Nummer in die Windows-Zwischenablage kopiert wird, erscheint automatisch eine Wählaufforderung, entweder per Tastatur oder per Mausklick – klicken Sie auf das Telefonsymbol, um den Anruf zu tätigen.

Mit ScreenRead Dialling kann jede Telefonnummer gewählt werden, die in Windows-Anwendungen, Dokumenten, E-Mail-Signaturen oder Bildern mit Telefonnummern versehen ist.

– Positionieren Sie den Mauszeiger über der zu wählenden Nummer und halten Sie STRG+SHIFT gedrückt, um die Funktionalität zur Erfassung der Telefonnummer zu aktivieren.

Die Funktionalität konvertiert automatisch alles, was wie eine Telefonnummer aussieht, in eine Schaltfläche zum Wählen.

Browser Extension

Mit dem Web Dialling können Sie ausgehende Anrufe direkt über einen Webbrowser tätigen.

1. Wählen Sie die Browser-Extension für Ihren Browser aus. Folgende Browser werden unterstützt: Edge, Opera, Chrome oder Firefox.

2. Nutzen Sie dann die Wählfunkltionalität direkt von einer Webseite aus.

Aktivieren Sie eine TAPI-kompatible Anwendung, die Sie beim Wählen unterstützt:

– Aktivieren Sie den TAPI-Treiber (nur Wählen), den Anruf an den Protokoll-Handler oder den TAPI-Request-Handler.

Unter der Registerkarte Erweitert finden Sie Folgendes:

• anwendungsspezifische Versionsangaben
• Spracheinstellungen für das CRM Connect-Menü
• die Option Kundenfeedback, die die Übermittlung anonymer Daten ermöglicht, um das Produkt zu verbessern
• Anwendungsprotokolle, die Details über die Softwarekonfiguration enthalten